Was Außenhandel im Unternehmen umfasst
Unter dem Etikett „Export“ finden sich ganz unterschiedliche Wirklichkeiten. In einem kleinen Industrieunternehmen kann eine einzige Person akquirieren, Angebote erstellen und Versendungen begleiten. In einem großen Konzern sind diese Rollen auf Projektverantwortliche, Vertriebsinnendienst, Logistikleitung und Compliance-Spezialisten verteilt.
Klären Sie vor der Bewerbung deshalb, welche Warenströme tatsächlich bearbeitet werden: Verkauf von Fertigprodukten, Teilen, Dienstleistungen? Europäische Märkte, auf denen der Warenverkehr erleichtert ist, oder Drittländer, die zusätzliche Formalitäten verlangen? Davon hängen die nützlichen Sprachen, die bearbeiteten Dokumente und das ab, was Sie lernen werden.
Mögliche Aufgaben für Praktikanten
Ein gut aufgebautes Praktikum wechselt zwischen Vertrieb und Verwaltung und hält dabei das Maß an Verantwortung ein, das man einem Anfänger anvertrauen kann.
Im Vertrieb
- Marktbeobachtung: Wettbewerber, übliche Preise, Messen, Produktvorschriften.
- Aufbau von Dateien mit Interessenten und Vorbereitung von Nachrichten in einer Fremdsprache.
- Unterstützung beim Schreiben von Angeboten, Präsentationen und Antworten auf Ausschreibungen.
In der Vertriebsverwaltung
- Erfassung und Verfolgung von Bestellungen, Zahlungserinnerungen, Prüfung von Artikelnummern und Mengen.
- Zusammenstellung der Unterlagen eines Vorgangs: Rechnung, Packliste, vom Kunden verlangte Dokumente.
- Austausch mit Transporteuren und Spediteuren unter Aufsicht einer Ansprechperson.
Die Grundbegriffe, die man vor dem Start kennen sollte
Sie müssen kein Experte sein, aber einige Anhaltspunkte erleichtern die Eingewöhnung. Die Incoterms, herausgegeben von der Internationalen Handelskammer, verteilen Kosten, Risiken und Formalitäten des Transports zwischen Verkäufer und Käufer. Dieselbe Ware, zu unterschiedlichen Bedingungen verkauft, bringt nicht dieselben Pflichten mit sich.
Die Zahlungsart zählt ebenso viel wie der Preis: Überweisung nach Lieferung, Vorauszahlung, Dokumenteninkasso, Akkreditiv. Jede verteilt das Zahlungsausfallrisiko anders. Schließlich kann das Bestimmungsland Ursprungsdokumente, Zertifikate oder Lizenzen verlangen, und die indirekte Besteuerung unterscheidet sich, je nachdem ob man innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union verkauft.
Das Praktikum dient dazu zu verstehen, wer wofür verantwortlich ist, ohne Zollexpertise zu improvisieren: Im Zweifel fragt man einen Kollegen, den Spediteur oder die zuständige Behörde.
Gefragte Sprachen und Fähigkeiten
Englisch wird fast immer verlangt, schriftlich wie mündlich: E-Mails, Telefonate, Verhandlung von Fristen. Eine zweite Sprache (Deutsch, Spanisch, Italienisch, Arabisch, Chinesisch, Portugiesisch, je nach den Märkten des Unternehmens) ist ein echter Vorteil, besonders wenn Sie sie durch einen Aufenthalt, einen Austausch oder ein Zertifikat belegen können.
- Genauigkeit: Eine falsch übermittelte Menge, Artikelnummer oder ein falsches Datum kann eine ganze Bestellung blockieren.
- Kontaktfreude, auch aus der Ferne und über Zeitzonen hinweg.
- Interkulturelles Gespür: örtliche Höflichkeit nicht mit einer geschäftlichen Zusage verwechseln.
- Sicherer Umgang mit der Tabellenkalkulation und Freude an Verfahren.
Ausbildungen und Wege in die internationale Arbeit
Mehrere Studiengänge führen in Frankreich zu den Exportberufen, mit Phasen im Unternehmen oder im dualen Wechsel.
- Das BTS Commerce international und das BTS Négociation et digitalisation de la relation client, die in Handel und Kundenbeziehung einführen.
- Das BUT Techniques de commercialisation mit internationalem Schwerpunkt oder das BUT Gestion logistique et transport, je nach Ausrichtung.
- Die berufsbezogenen Bachelor-Studiengänge (licences professionnelles) der Außenhandelsberufe.
- Master und Wirtschaftshochschulen mit Doppelabschluss, Auslandssemester oder eigenem Programm.
Diese Ausbildungen enthalten oft lange Praktika, manchmal im Ausland. Europäische Mobilitätsprogramme für Praktikanten können einen Aufenthalt unterstützen; wenden Sie sich an das Auslandsamt Ihrer Einrichtung.
Ein Praktikum finden: Handelskammern, Netzwerke und Messen
Exportierende Unternehmen finden Sie in den Verzeichnissen der Industrie- und Handelskammern, bei den Netzwerken zur Exportförderung, auf Fachmessen und auf Plattformen mit Praktikumsangeboten. Ein kleines oder mittleres Unternehmen, das in zehn Länder exportiert, braucht oft Hilfe bei der Betreuung seiner Vorgänge, auch wenn es keine Anzeige schaltet.
Passen Sie Ihre Bewerbung an: Nennen Sie den Markt, den Sie kennen, die Sprache, die Sie sprechen, einen Kurs in Außenhandel oder ein Studienprojekt. Fügen Sie einen einseitigen Lebenslauf und ein Anschreiben bei, das Ihr Profil mit einem konkreten Produkt des Unternehmens verbindet. Für ein Praktikum im Ausland planen Sie Aufenthaltsformalitäten, Versicherung, Krankenversicherungsschutz und Unterkunft voraus.
Vom Praktikum zum internationalen Freiwilligendienst im Unternehmen
Nach dem Studium erlaubt das französische volontariat international en entreprise (V.I.E), junge Absolventen von einem französischen Unternehmen für eine Aufgabe im Ausland von sechs bis vierundzwanzig Monaten zu entsenden. Es richtet sich an Personen von 18 bis 28 Jahren, nach den Bedingungen des Programms, und beruht auf einem eigenen Status mit Aufwandsentschädigung. Die Angebote stehen auf einer offiziellen Website von Business France.
Ein Praktikum im Außenhandel ist eine gute Vorbereitung: Es macht die Zwänge des Exporteurs verständlich, übt das Schreiben in Fremdsprachen und liefert konkrete Beispiele für das Gespräch. Es garantiert keine Entsendung, denn die Unternehmen stellen nach ihrem jeweiligen Bedarf ein.
Anschauliches Beispiel: vier Monate in einem Maschinenbaubetrieb
Stellen wir uns Sofia vor, in einem berufsbezogenen Bachelor-Studiengang, die in einem mittelständischen Unternehmen aufgenommen wird, das Verpackungsmaschinen in etwa zwölf Länder verkauft. Der Fall ist erfunden.
- Monat 1: Kennenlernen von Katalog, Märkten und verwendeten Incoterms, Beobachtung der Gespräche mit Händlern.
- Monat 2: Verfolgung von zwanzig Bestellungen, Prüfung der Übereinstimmung von Angebot, Bestellung und Rechnung, Erkennen von Abweichungen.
- Monat 3: Beobachtung eines mitteleuropäischen Marktes, Liste von zehn möglichen Händlern und Entwurf einer Nachricht auf Englisch.
- Monat 4: Merkblatt zu den Versanddokumenten und Vorstellung im Team.
Sie schließt ihr Praktikum mit einer Mappe ab, die ihre Genauigkeit und ihre Fähigkeit zeigt, Informationen zu ordnen.
Häufige Fehler bei Bewerbung und Einsatz
Manche Fehler wiederholen sich bei Bewerbern für ein Exportpraktikum.
- Ein Sprachniveau angeben, das man mündlich nicht halten kann.
- Verkauf und Akquise verwechseln und unrealistische Vertriebsergebnisse versprechen.
- Ein Dokument ungelesen verschicken, obwohl Genauigkeit der zentrale Wert des Berufs ist.
- Bei der Dateneingabe bleiben, ohne den Gesamtzusammenhang zu verstehen: Bitten Sie darum, einen Vorgang von der Bestellung bis zur Lieferung zu begleiten.
- Die Vertraulichkeit von Preisen, Kunden und Geschäftsbedingungen missachten.
Prüfen Sie außerdem Dauer, Vergütung und Praktikumsvereinbarung bei Ihrer Einrichtung, bevor Sie zusagen.
Häufig gestellte Fragen
Muss man mehrere Sprachen sprechen, um ein Praktikum im Außenhandel zu machen?
Englisch ist fast immer nötig. Eine zweite Sprache ist ein Vorteil, besonders wenn sie zu den Märkten des Unternehmens passt. Ist Ihr Niveau mittelmäßig, seien Sie ehrlich und zeigen Sie, dass Sie Fortschritte machen, etwa durch einen Aufenthalt, ein Zertifikat oder regelmäßige Praxis. Eine schlecht beherrschte Sprache fällt im Gespräch schnell auf.
Kann man ein Exportpraktikum in einem kleinen Unternehmen machen?
Ja, und oft ist das eine gute Idee. In einem mittelständischen Betrieb berühren Sie Akquise, Bestellungen und Versendungen, während ein großer Konzern die Aufgaben stärker trennt. Dafür ist die Betreuung manchmal weniger formalisiert; fragen Sie gleich zu Beginn, wer Sie begleitet und wie Ihre Ziele verteilt werden.
Welche Dokumente darf ein Praktikant bearbeiten?
Je nach Ausbildungsstand und gewährtem Vertrauen bereitet er Angebote, Rechnungen, Packlisten oder Bestellscheine vor oder prüft sie. Zollformalitäten und sensible Zertifikate bleiben in der Verantwortung befugter Personen. Der Praktikant lernt, diese Unterlagen zu erkennen, ohne das Unternehmen allein zu verpflichten.
Ist ein Praktikum im Ausland besser als eines in Frankreich?
Nicht unbedingt. Ein Auslandspraktikum bringt sprachliche und kulturelle Erfahrung, verlangt aber ernsthafte Vorbereitung: Aufnahme, Versicherung, Unterkunft, Budget. Ein Praktikum in Frankreich in einem exportierenden Unternehmen kann eine solidere Betreuung bieten. Die richtige Wahl hängt von Ihrem Vorhaben und den Möglichkeiten Ihrer Ausbildung ab.
Ersetzt das V.I.E ein Praktikum?
Nein. Das V.I.E ist ein Programm für Berufseinsätze im Ausland, das sich an bereits ausgebildete junge Menschen mit eigenem Status richtet. Das Praktikum ist eine Ausbildungsphase im Rahmen eines Studiengangs. Viele Bewerber für das V.I.E haben zuvor ein oder zwei Praktika gemacht, die ihnen Erfahrung und ein Netzwerk gegeben haben.
Wie zeigt man Interesse an internationaler Arbeit ohne Erfahrung?
Stützen Sie sich auf überprüfbare Dinge: Kurse in Außenhandel, ein Studienprojekt, einen Sprachaufenthalt, die Untersuchung eines Marktes oder einer Messe. Nennen Sie ein Land oder ein Produkt des Zielunternehmens und erklären Sie, was Sie dort lernen möchten. Eine genaue Bewerbung überzeugt mehr als eine allgemeine Erklärung der Weltoffenheit.